Pretraga po sadržaju, ne po nazivu datoteke
Skenirani dokumenti prolaze OCR pa se pretražuju po tekstu unutar njih — 'ugovor s dobavljačem X iz 2023.' nalazi se upisom, ne listanjem mapa i registratora.
Upravljanje dokumentima • DMS i arhiva
Dokumenti koji se pronalaze u sekundama, ne u registratorima
Ugovori u registratorima, računi u mailu, ateste u ladici, a najnovija verzija pravilnika — nitko nije siguran gdje. Kad dokument zatreba (inspekcija, spor, revizija), kreće potraga. Gradimo sustave za upravljanje dokumentima po mjeri: sve digitalno, pretraživo po sadržaju i dostupno točno onima koji smiju.
Što DMS po mjeri rješava
Verzije bez 'final_v2_KONACNO'
Svaki dokument ima povijest verzija: tko je što mijenjao i kada, s povratkom na stariju verziju. Uvijek je jasno koja je važeća — i tko ju je odobrio.
Tijek odobravanja
Ugovor ide pravniku pa direktoru, račun voditelju pa računovodstvu — definirani tokovi s rokovima i podsjetnicima, umjesto prosljeđivanja mailom u nedogled.
Ulazni računi i pošta
Skeniranje ulazne pošte i računa s automatskim prepoznavanjem podataka (dobavljač, iznos, datum) i prosljeđivanjem na odobrenje — ulazni račun se više ne 'zametne'.
Rokovi i istek dokumenata
Ugovori s rokom, police, certifikati, atesti — podsjetnici prije isteka odgovornoj osobi, s pregledom svega što istječe u sljedećih 90 dana.
Pristup po ulogama
Plaće vidi uprava i računovodstvo, ugovore pravna služba, ateste tehnika — granularna prava s evidencijom pristupa, bitno i za povjerljivost i za GDPR.
Usklađenost i sigurnost
GDPR rokovi čuvanja i brisanja
Dokumenti s osobnim podacima imaju rokove čuvanja: sustav prati rok po vrsti dokumenta i predlaže brisanje ili anonimizaciju po isteku — usklađenost koja se događa sama.
Zakonski rokovi arhiviranja
Knjigovodstvene isprave, kadrovska dokumentacija i tehnička dokumentacija imaju propisane rokove čuvanja — kategorizacija po vrsti s ispravnim rokovima za svaku.
Sigurnosne kopije i trag revizije
Automatski backupi, evidencija svake radnje (tko je otvorio, preuzeo, izmijenio) i nemogućnost tihog brisanja — dokazivost kad je najpotrebnija.
Hosting po vašem izboru
Cloud u EU ili vaš server (on-premise) za firme čiji dokumenti ne smiju napustiti kuću — ista funkcionalnost, vaša odluka o lokaciji podataka.
Česta pitanja: softver za upravljanje dokumentima
Imamo 15 godina papirnate arhive. Tko će to skenirati?
Ne sve odjednom — i ne nužno vi. Pravilo koje radi: sve novo od danas ide digitalno, a stara arhiva skenira se po potrebi ili po prioritetu (aktivni ugovori prvi). Za masovno skeniranje povezujemo vas sa servisima za digitalizaciju; naš sustav uvozi njihove skenove s OCR-om i metapodacima.
Po čemu je ovo bolje od SharePointa ili Google Drivea?
Drive i SharePoint su mape u cloudu — dobri za suradnju, slabi za procese. Custom DMS zna što je dokument (ugovor, račun, atest), kakav mu je tijek odobravanja, kada istječe i koliko se dugo čuva. Ako su vam mape dovoljne, ne trebate nas; ako se u mapama gubi posao, gradimo sustav koji ga vodi.
Koliko košta i postoji li početni trošak?
Početnog troška nema: upit, snimanje procesa i prva radna verzija u 48 sati su besplatni. U slučaju dogovora DMS sustav plaća se isključivo mjesečnom pretplatom (tipično 89-249 €/mj ovisno o opsegu) koja uključuje hosting, backupe, održavanje, podršku i 8 sati razvojnog rada mjesečno za dorade. Neograničen broj korisnika — bez per-user naplate.
Zašto custom softver umjesto gotovog rješenja?
Gotova rješenja rade dok se vaš proces poklapa s njihovim — a čim se ne poklapa, prilagođavate posao softveru umjesto obrnuto, i plaćate po korisniku svaki mjesec. Custom alat radi točno vaš proces, korisnika dodajete besplatno, a mjesečna cijena je često niža od zbroja SaaS pretplata koje zamjenjuje.
Što s našim postojećim podacima u Excelu?
Migriramo ih. Uvoz povijesnih podataka iz Excel/CSV tablica dio je izrade — čistimo duplikate, spajamo verzije tablica i provjeravamo podatke s vama prije prelaska. Od prvog dana radite s kompletnom poviješću, ne od nule.
Tko je vlasnik koda i što ako želimo otići?
Vi, 100 %. Kod je od prvog dana u vašem GitHub/GitLab repozitoriju, građen na standardnim tehnologijama (React, Node.js, PostgreSQL) koje svaki developer može preuzeti. Minimalno trajanje je 6 mjeseci, nakon toga otkaz s 30 dana roka — bez kazni, s izvozom svih podataka.
Trebate softver za upravljanje dokumentima?
Upit i prva radna verzija u 48h su besplatni, bez ugovora, bez predujma. U slučaju dogovora plaćate samo mjesečnu pretplatu. Odgovor u manje od 24 sata.
Pogledajte i
Izrada internih softvera →
Sve o našem modelu: besplatan upit, prva verzija u 48h, plaćanje samo mjesečno.
HR softver za evidenciju zaposlenika →
Custom HR softver: dosjei zaposlenika, ugovori i rokovi, godišnji odmori, onboarding. Bez naplate po zaposleni…
Zamjena za Excel tablice →
Pretvaramo kritične Excel tablice u aplikaciju: više korisnika bez sudara, kontrola unosa, povijest izmjena, p…